Ein funktionsfähiges, gut durchorganisiertes Forderungsmanagement ist wesentlich für den Erfolg jedes Unternehmens. Die Oberhausener Unternehmensberaterin Ursula Unterber-Wegener schildert, was es zu in diesem wesentlichen Bereich zu beachten gilt.

Stellen Sie Ihre Rechnungen zeitnah!

Zeitnah heißt unmittelbar nach Lieferung, nach Abschluss Ihrer Arbeit.

Dies sollte eigentlich selbstverständlich sein; die Praxis sieht jedoch oft anders aus.

Ein krasses Beispiel aus dem Leben: Ein Handwerksmeister räumte sein Büro auf, sortierte eine Unmenge an Lieferscheinen und Stundenzetteln und freute sich, alles in einem Aufwasch seinen Kunden in Rechnung stellen zu können. Gesamtvolumen: 187.000 €!!!

Dummerweise hat er sich zu spät darum gekümmert, denn die Ansprüche waren schon verjährt. Durch seine Nachlässigkeit hat er 187.000 € verloren.

Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen umgehend zugestellt werden. Nichts ist peinlicher, als wenn der Kunde Ihre Zahlungserinnerung noch vor der eigentlichen Rechnung erhält. (Das habe ich leider oft genug erlebt.).

Zahlungsziele verkürzen

Gehen Sie regelmäßig Ihre Kundenakten durch. Welche Zahlungsziele haben Sie vereinbart? Sofort nach Erhalt der Rechnung, nach 14 Tagen, nach 30 Tagen?

Verhandeln Sie mit den Kunden, die durch lange Zahlungsziele Kredit bei Ihnen haben, über eine schnellere Bezahlung. Das erhöht kurzfristig und deutlich spürbar Ihre Liquidität.

Setzen Sie bei Neukunden konsequent kurze Fristen durch! Informieren und kontrollieren Sie Ihre Außendienstmitarbeiter und Verkäufer, daraufhin, ob sie sich an Ihre Entscheidung halten.

Zeitnahes Verbuchen der Zahlungseingänge

Stellen sie in Ihrer Buchhaltung sicher, dass diese die Zahlungseingänge der Kunden unverzüglich verbucht. Ihr Kunde ärgert sich, wenn Ihr Debitorenbuchhalter den Kunden (telefonisch) erinnert, obwohl die Rechnung schon ein paar Tage vorher bezahlt wurde.

Bonitätsprüfung

Speziell bei Neukunden empfehle ich Ihnen, vor Vertragsabschluss Auskünfte über deren Bonität und Zahlungsverhalten einzuholen. Hierzu können Sie sich an die Bankauskunft, die SchuFA oder Auskunfteien wie Creditreform, Schimmelpfeng und Bürgel wenden oder aber online unter www.hoppenstedt-creditcheck.de oder www.abit-epos.net nachforschen.

Doch auch das Zahlungsverhalten Ihrer Altkunden, besonders der A-Kunden, sollten Sie regelmäßig beobachten. Gibt es in letzter Zeit Auffälligkeiten? Überschreiten sonst zuverlässige Kunden neuerdings Zahlungsziele? Verstecken sie sich hinter Reklamationen oder anderen Schutzbehauptungen? Befragen Sie Ihre Kundenbetreuer; denn sie bemerken sofort, wenn ihr Kunde in die Krise gerät.

Umstellung auf Einzugsverfahren

Das beste Mittel für Liquidität: Bieten Sie Ihren Kunden Skonto an und lassen Sie sich eine Bankeinzugsermächtigung erteilen. Der Nachteil der Skonto-Gewährung wird durch die bessere Liquidität und einem positiven Beitrag zu Ihrem Bankenrating mehr als aufgewogen.

Bedanken Sie sich bei den Kunden, die von ihrem Konto abbuchen lassen, mit einem kleinen Geschenk. Es muss nichts Teures sein; allein die nette Geste – originell „verpackt“ – bindet Ihren Kunden an Sie.

Vorkasse, Teilzahlungen

Besonders bei (Neu-)Kunden, deren Zuverlässigkeit Sie noch nicht einschätzen können oder bei denen die Bonitätsprüfung zu einem negativen Ergebnis geführt hat, sollten Sie auf Vorkasse oder Teilzahlungen bestehen. Damit minimieren Sie das Risiko von kompletten Zahlungsausfällen.

Mahnstufen verkürzen

Unglaublich, aber wahr: viele Unternehmen mahnen nur sporadisch oder überhaupt nicht. Dabei gehört das Mahnwesen unbedingt zum System des Forderungsmanagements.

Überprüfen Sie die in Ihrem (Debitoren-)Buchhaltungsprogramm hinterlegten Mahnstufen. Verkürzen Sie den Zeitraum zwischen den einzelnen Mahnstufen (Zahlungserinnerung, Mahnung, 2.Mahnung) auf 14 Tage.

Geben Sie sich bei der Zahlungserinnerung noch kulant und verständnisvoll; setzen Sie aber eine eindeutige Frist, bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Wenn Sie einen überschaubaren Kreis von Kunden haben, ziehen Sie das persönliche (Telefon-)Gespräch vor. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, freundlich Ihre Forderung durchzusetzen, ohne Kunden unnötig zu verärgern.

Sollte die freundliche Zahlungserinnerung nicht zum Erfolg führen, drücken Sie in der Mahnung deutlich Ihre Enttäuschung aus. In der 2.Mahnung können Sie massiv rechtliche Konsequenzen ankündigen.

Inkasso

Bei einem dreistufigen Mahnverfahren vergehen mindestens 6 Wochen, bis Ihre Lieferung oder Leistung bezahlt wird! Diesen Liquiditätsengpass müssen Sie erst einmal überbrücken. Zögern Sie daher nicht, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, wenn Ihr Mahnwesen ohne Erfolg war. Ich empfehle autorisierte Inkassobüros, die schnell und effektiv auch kleinere Beträge eintreiben können.

Sie finden Ansprechpartner auf der Homepage des Bundesverbandes Deutscher Inkassounternehmen www.inkasso.de. Einen Rechtsanwalt einzuschalten lohnt sich nur bei hohen Forderungen oder wenn Sie mit dem Kunden schon wegen Mängelrügen und dergleichen im Streit liegen.

Factoring

Gibt es notorische Spätzahler unter Ihren Kunden und kritische Branchen- / Kundengruppen? Prüfen Sie die Möglichkeit, Ihre Forderungen von Anfang an eine Factoring-Gesellschaft abzutreten. Sie erhalten sofort Liquidität (je nach Vereinbarung 96% bis 96,5% des Umsatzes), sparen den Aufwand des Mahnwesens und sind vor Zahlungsausfällen geschützt.

Die Forderungsabtretung ist vor allem bei Neukunden und kritischen Kundengruppen (siehe Bonitätsprüfung) zu empfehlen.

Zusammenfassung

Diese Anregungen haben Ihnen gezeigt, wie wichtig ein effizientes Forderungsmanagement für das Überleben Ihres Unternehmens ist. Verstehen Sie es auch als Teil des Qualitätsmanagements. Eine wichtige Schnittmenge ergibt sich zum Reklamationswesen. Sie können abschätzen, ob Ihr Kunde zahlungsunwillig ist und sich hinter Reklamationen als Schutzbehauptung versteckt. Berechtigte Reklamationen bieten Ihnen die Chance, Ihre Produkte, Dienstleistungen und Arbeitsprozesse kontinuierlich zu verbessern und sich positiv von Ihren Wettbewerbern abzuheben.

Zu guter Letzt:

Forderungsmanagement ist Chefsache!

Pressekontakt

KMU-Beratung Unterberg

Ansprechpartnerin: Ursula Unterberg-Wegener

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