Bisher galt, dass elektronisch übermittelte Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen mussten. Ohne diese versagte das Finanzamt den Abzug der Umsatzsteuer. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 werden mit Rückwirkung ab dem 1.7.2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert. Ziel ist es, den bürokratischen Aufwand sowie die Kosten hierfür zu minimieren. Der Steuerberater Günter Zielinski aus Hamburg erklärt, wie die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an das Finanzamt erleichtert wird.

Elektronischer Rechnungsversand

Unter einer elektronischen Rechnung versteht die Finanzverwaltung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Rechnungen können per E-Mail, als Text- oder PDF-Anhang, als Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) verschickt werden. Die wichtigste Anforderung ist dabei, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung ohne besondere Hilfsmittel wie einem Barcode-Scanner lesen können muss.

Verpflichtung zur Signatur wird abgeschafft

Die bisher bindende Vorschrift, die Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterschreiben, entfällt. Hier hat der Gesetzgeber eine große technische Hürde aus dem Weg geräumt, denn das Signaturverfahren war extrem aufwendig. Hat ein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft und die Echtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantiert, so wird keine Signatur (QES) notwendig. Für die Einhaltung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens muss keine neue Verfahrensweise innerhalb eines Unternehmens geschaffen werden. Ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht, kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen. Zusammengefasst werden elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält.

Für ausführliche Informationen zur elektronischen Rechnungsübermittlung steht der Steuerberater Günter Zielinski aus Hamburg jederzeit gerne zur Verfügung.

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