Millionen von Arbeitnehmern geben Jahr für Jahr ihre Steuererklärungen ab. Doch welche Belege müssen sie eigentlich aufbewahren? Der Mannheimer Steuerberater Jürgen-Dieter Körnig erläutert die Ansprüche an die Nachweisaufbewahrung privater Steuerzahler.

Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler ist eindeutig geregelt, dass alle Unterlagen, die der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht zugeordnet werden können, zehn Jahre lang aufzubewahren sind. Private Steuerzahler unterliegen dieser gesetzlichen Pflicht hingegen grundsätzlich nicht,

Gleich ob Arbeitnehmer, Kapitalanleger, Immobilienvermieter oder Rentenempfänger: Sie sind nicht verpflichtet, Rechnungen über die von ihnen geltend gemachten Werbungskosten, Sonderausgaben und dergleichen aufzubewahren.

Sollen im Rahmen der Steuererklärung Dokumente eingereicht werden, ist es nicht unbedingt notwendig, originale Exemplare zu verwenden. Der Ausdruck eines eingescannten Dokumentes wird von den Finanzbehörden ebenfalls akzeptiert, solange keine Anhaltspunkte darauf hindeuten, dass der Beleg nicht authentisch ist.

Angesichts des Umstandes, dass Privatleute nicht verpflichtet sind, ihre Belege über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren, ist es, zumindest aus steuerrechtlicher Sicht, irrelevant, wie sie mit den Unterlagen verfahren, die im Rahmen der Einkommensteuererklärung vom Finanzamt zurückgeschickt werden. Dies gilt auch für Steuerbescheide, die vorbehaltlich erteilt wurden und damit gegebenenfalls nochmals durch das Finanzamt überprüft werden.

Die Finanzbehörden sind hier von Amts wegen verpflichtet, alle eingereichten Belege so gründlich zu überprüfen, dass eine Wiederanforderung unnötig ist. Ist dies nicht möglich, müssen sie den betroffenen Steuerzahler deutlich darauf hinweisen, seine Belege ausnahmsweise aufzubewahren oder haben diese selbst zu verwahren, bis der fragliche Sachverhalt geklärt wurde.

In zwei Fällen sind private Belege entgegen der allgemeinen Regelung dennoch aufzubewahren:

• Liegen private Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 Euro pro Jahr vor, sind die entsprechenden Unterlagen seit 2010 sechs Jahre lang zu verwahren.
• Rechnungen zu Werklieferungen, die der Umsatzsteuer unterliegen oder weiteren Leistungen, die sich auf ein Grundstück beziehen, müssen wenigstens für einen Zeitraum von zwei Jahren aufbewahrt werden.

Die unterschiedliche Behandlung gewerblich und privat veranlasster Beläge zeigt einmal mehr, dass die deutschen Steuergesetze wenig einheitlich sind. Bei steuerlichen Fragen lohnt es daher auch für Privatpersonen, sich des Beistandes eines Steuerexperten wie Jürgen-Dieter Körnig zu versichern, der seit vielen Jahren von seiner Mannheimer Kanzlei aus die Interessen privater und gewerblicher Mandanten vertritt.

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