Ob Fachmesse, Betriebsfeier oder Hochzeit - jeder Veranstalter strebt danach, seine Gäste individuell anzusprechen und ihnen ein positives Erlebnis zu bescheren. Der Münchner Party Service MPS informiert in diesem Zusammenhang über die Grundlagen der erfolgreichen Veranstaltungsplanung. 

Zielsetzung

Selbstverständlich strebt ein Organisator danach, dass seine Veranstaltung ein großer Erfolg wird. An erster Stelle aller Planungen steht somit die Frage: "Welches Ziel verfolgt diese Veranstaltung und woran ist seine Erreichung zu bemessen?" Aus der klar definierten, vor allem auch messbaren, Zielsetzung leiten sich alle weiteren organisatorischen Arbeiten ab. Das Veranstaltungsziel wird sich im weiteren Verlauf wie ein roter Faden durch alle Abläufe ziehen und die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen bestimmen. Umso wichtiger ist eine sorgfältige und realistische Zielentwicklung, von der im Nachhinein nicht abgewichen wird.

Perspektive der Teilnehmer

Erfolgreiche Veranstaltungen zeichnen sich dadurch aus, dass die Bedürfnisse und Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer perfekt erfüllt, im Idealfall übertroffen, werden. Höchste Priorität kommt aus diesem Grund nicht etwa den Vorstellungen und Wünschen des Veranstalters, sondern denjenigen der Teilnehmer zu. Sie sind die Zielgruppe des Organisators, die es zu begeistern gilt. Veranstaltungsorganisation bedeutet also, sich in die Zielgruppe hineinzuversetzen und ein tiefgreifendes Verständnis ihrer Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen zu entwickeln.

Detailplanung

Veranstaltungen bestehen aus zahllosen Einzelteilen - vom Veranstaltungsort bis zur passenden Tischdecke. Der Organisator muss all diese Elemente und ihre Zusammenwirkung bis ins letzte Detail planen, um einen reibungslosen Veranstaltungsverlauf sicherzustellen. Improvisation sollte vermieden werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Veranstaltung zu jedem Zeitpunkt gerne annehmen, gleich ob es sich nun um Geschäftskunden oder die Verwandtschaft handelt.

Programmerstellung

Das Veranstaltungsprogramm muss auf die Interessen und Aufmerksamkeit der Teilnehmer ausgerichtet sein. Ist es zu hektisch oder überladen, werden Stress und Erschöpfung ausgelöst, während Zeiten allzu langen Leerlaufes Langeweile fördern. Das optimale Programm verfügt über eine interessante und ausgewogene Balance, die von den Teilnehmern mit dauerhafter Motivation honoriert wird.

Veranstaltungsort

Größe und Art der Veranstaltung bilden zusammen mit dem Teilnehmerkreis den Rahmen der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes. In jedem Fall sind sicherheitstechnische und hygienische Notwendigkeiten in die Auswahl einzubeziehen, ebenso wie die Erreichbarkeit und atmosphärische Wirkung der Veranstaltungsstätte. Der Organisator sollte sich in jedem Fall vor Ort von der Eignung der Räumlichkeiten oder des Geländes überzeugen.

Budgetplanung

Die Ausrichtung von Events ist eine kostspielige Angelegenheit. Genaue Budgetplanung und Ausgabenkontrolle verhindern unerwünschte Überraschungen, die den Erfolg der Organisationsbemühungen gefährden.

Information und Kommunikation

Effektive Organisation verlangt nach Information und Kommunikation. Alle an der Veranstaltungsorganisation Beteiligen müssen permanent über wichtige Pläne und Entscheidungen auf dem Laufenden gehalten werden, um den reibungslosen Ablauf der gesamten Organisationsarbeit zu gewährleisten. Transparente Verwaltungs- und Führungsstrukturen verbessern in diesem Zusammenhang die Handlungsfähigkeit aller beteiligten Parteien.

Teambildung

Organisatorische Arbeiten sind immer wieder turbulent und anstrengend. Der Veranstaltungsorganisator benötigt ein motiviertes Planungsteam, das sich von seinem Vorhaben begeistern lässt. Motivation und echte Begeisterung werden das Organisationsteam auch unter schwierigen Rahmenbedingungen zu effektivem und zielorientiertem Handeln anspornen.

In der Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art hilft die professionelle Unterstützung des Münchner Party Service MPS. Das engagierte Mitarbeiterteam des Unternehmens verwirklicht mit langjähriger Erfahrung, Motivation und Begeisterung die Anliegen geschäftlicher und privater Kunden im Raum München.

Für die Beantwortung weiterführender Fragen stehen die Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit gerne zur Verfügung.

Pressekontakt

MPS - Münchner Party Service

Ansprechpartnerin: Cecilie Freifrau von Crailsheim 

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